Anforderungsanalyse im Projektmanagement mit Best Practice Beispielen

Wie kann ein Projektteam gemeinsam etwas umsetzen, ohne das gewünschte Ergebnis zu kennen ? Genau das ist der Grund, warum viele Projekte scheitern – es fehlt an klar definierten Anforderungen und Zielen, welche die Richtung des Projekts vorgeben. Je weiter fortgeschritten ein Projekt bereits ist, desto fataler können sich Fehler in der Planung und unklare Arbeitsanweisungen auf das Endergebnis auswirken.  

Um dieses Problem zu umgehen, kommt die Anforderungsanalyse ins Spiel. Was man unter diesem Vorgehen versteht und wie es praktisch angewendet wird, erfährst du in diesem Blogbeitrag. 

• Was ist eine Anforderungsanalyse? 
• Was versteht man unter dem Begriff “Anforderung”?  
• Wozu dient eine Anforderungsanalyse?
• Die vier Kategorien der Anforderungsanalyse
• Methoden der Anforderungsanalyse 
• Anforderungsanalyse Step by Step 
• Der Job des Business Analysten
• Fazit  

Was ist eine Anforderungsanalyse? 

Bei einer Anforderungsanalyse wird zunächst einmal ermittelt, welche Anforderungen die Kunden, alle involvierten Teammitglieder, die Projektleitung und das eigene Unternehmen an das Projekt haben. Hierbei ist es wichtig, das Projekt aus jeder dieser Sichtweisen zu beurteilen und auf alle Bedürfnisse der beteiligten Parteien einzugehen. So kann eine Gesamtlösung bei der Umsetzung gefunden werden, die mit den Bedürfnissen der Mitwirkenden, den Zielen des Unternehmens sowie den Ansprüchen des Auftraggebers übereinstimmt.  

Was versteht man unter dem Begriff “Anforderung”?   

Laut dem Business Analysis Body of Knowledge (BABOK), einem Handbuch und Leitfaden des International Institute of Business Analysis (IIBA), wird der Begriff “Anforderung” folgend definiert:  

„Eine Anforderung ist eine brauchbare Darstellung eines Bedarfs – meistens repräsentiert durch Dokumente.“ 

Hierbei lassen sich funktionale und nicht-funktionale Anforderungen differenzieren. 

Funktionale Anforderungen: 

Unter funktionalen Anforderungen versteht man jene, die direkt dem Projekt dienen. Diese sind spezifisch und messbar. Ein Beispiel dafür wäre eine erreichbare Menge an abgeschlossenen Käufen über einen Online-Shop. Hierfür müssen in diesem Fall unter anderem die Kapazitäten des Online-Shop-Systems ausreichend sein, um die eingehenden Bestellungen zu verarbeiten. 

Nicht-funktionale Anforderungen:  

Bei nicht-funktionalen Anforderungen handelt es sich um Anforderungen, die auch an andere Projekte oder Vorhaben gestellt werden können, wie Zeitverhalten, Ressourcenverbrauch oder Ähnliches. 

Wozu dient eine Anforderungsanalyse?

Bei einer Anforderungsanalyse wird also festgelegt, wie das fertige Projekt genau aussehen soll und welche Arbeitsschritte und Ressourcen nötig sind, um dies zu erreichen. So kann zunächst einmal die Umsetzbarkeit gewährleistet und geplant werden. Dies ist die Grundlage zur Erstellung eines Ablaufplans, an dem sich alle Beteiligten orientieren können. Wichtig sind diese von Beginn an festgelegten Rahmenbedingungen auch bei der Kommunikation mit dem Kunden, beziehungsweise dem Auftraggeber des Projekts. So können im weiteren Verlauf der Zusammenarbeit Missverständnisse und Unstimmigkeiten vorgebeugt werden. Ein gut ausformulierter Projektplan und klar definierte Ziele helfen hier bei der Abstimmung mit dem Kunden und bieten ihm einen guten Einblick in den Stand des Projekts. 

Ein weiterer Vorteil einer gut durchgeführten Analyse ist die Verwendung der Daten für eine Auswertung des Projekts nach Abschluss. So können mögliche Verbesserungspunkte leichter erkannt und im nächsten Projekt in den Prozess integriert werden. 

Die vier Kategorien der Anforderungsanalyse: 

Die verschiedenen Anforderungen innerhalb einer Analyse lassen sich in vier verschiedene Kategorien einordnen:  

1. BUSINESS REQUIREMENTS 

Hiermit sind die Ziele und Ergebnisse gemeint, die der Anlass zur Einleitung einer Änderung sind. 

2. SOLUTION REQUIREMENTS 

Hiermit wird die Leistungsfähigkeit und Qualität einer Lösung bezeichnet, die die Anforderungen der Auftraggeber bzw. Stakeholder erfüllt. Sie lässt sich nach funktionalen Anforderungen und nicht-funktionalen Anforderungen klassifizieren. 

3. STAKEHOLDER REQUIREMENTS 

Dies sind die Bedürfnisse der Kunden oder Auftraggeber (hier Stakeholder genannt), die erfüllt werden müssen. 

4. TRANSITION REQUIREMENTS 

Diese Anforderungen sind vorübergehend. Sie beschreiben die Leistungsfähigkeit, die eine Lösung bietet, um den Übergang vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand zu erleichtern. 

Methoden der Anforderungsanalyse

Um eine Anforderungsanalyse in einem nächsten Schritt durchzuführen, bedarf es gewissen Methoden. Im Folgenden bekommst du einen Überblick darüber, wie man erste Erkenntnisse über die zu definierenden Anforderungen gewinnen kann. 

Interview 

Beim Interview werden die Betroffenen mündlich zu einem Sachverhalt befragt. Das Gespräch kann Face-to-Face, telefonisch oder auch virtuell stattfinden. Die Methode beansprucht zwar viel Zeit, aber man bekommt dementsprechend auch detaillierte Informationen. Außerdem hat man die Möglichkeit, Fragen oder Probleme gleich im Interview zu besprechen. Ein besonderes Augenmerk muss auf die Wahl des Interviewers gelegt werden, damit das Interview auch qualitativ und professionell durchgeführt wird. 

Fragebogen 

Fragebögen bieten sich vor allem für größere Gruppen an, weil diese nicht sonderlich viel Zeit in Anspruch nehmen wie beispielsweise das Interview. Dieser wird schriftlich formuliert. Bei der Fragengestaltung kann man verschiedene Ansätze wählen: Seien es Multiple-Choice Fragen oder offene Fragen – je nachdem, auf welche Art und Weise der Sachverhalt am besten erhoben werden kann. Aufpassen muss man allerdings bei der Formulierung der Fragen, weil es sonst schnell zu Verständnisproblemen kommen kann. Zudem muss man sich bei dieser Methode Gedanken darüber machen, wie lang der Fragebogen sein soll. Bei zu langer Beantwortungszeit können Ermüdungserscheinungen auftreten, wodurch die Qualität der Antworten leiden kann. 

Beobachtung 

Die Beobachtung zählt zu den zeitintensiven Methoden der Anforderungsanalyse. Dabei greift der Analytiker nicht in den Prozess ein und beobachtet eben nur. Man unterscheidet zwischen der Feldbeobachtung und Apprenticing. Bei der Feldbeobachtung begleitet man die Betroffenen im Arbeitsalltag. So kann sich der Analytiker ein gutes Bild vom Sachverhalt machen und baut ein Verständnis bzw. Wissen darüber auf. Beim Apprenticing finden das Erlernen und Anwenden der Tätigkeit statt. Man kann diese Methode mit einem Praktikum vergleichen. Vorsicht ist allerdings geboten, weil der Analytiker sehr tief in der Materie drinnen ist und dadurch den eigentlichen Zweck der Beobachtung aus den Augen verlieren kann. 

Bericht 

Bei der Berichtsmethode beschreiben die betroffenen Personen selbst ihre Tätigkeiten. Der Vorteil liegt darin, dass sehr genaue Beschreibungen möglich sind, weil die Personen sich dementsprechend in ihrem Gebiet auskennen. Außerdem ist es ihnen möglich, Kritik und Lösungsvorschläge kundzutun. Allerdings kann dies wiederum ein Nachteil sein, weil diese Methode rein subjektiv ist und von der Motivation der Person abhängt, wie qualitativ hochwertig der Bericht letztlich ist. 

Kreativitätstechniken/Brainstorming  

Kreativitätstechniken sind etwas anders als die herkömmlichen Methoden, wie der Name es bereits verrät. Dabei kann man seiner Kreativität freien Lauf lassen und alle Ideen erfassen, welche einem in den Sinn kommen. So ist es möglich, im Endeffekt ganz andere Wege einzuschlagen und das Altbekannte hinter sich zu lassen. Eine Möglichkeit der Ideengewinnung ist das Brainstorming. Dabei setzen sich die betroffenen Personen zusammen und sprechen alle Ideen an, welche ihnen einfallen. So kann ein großer Haufen an Vorschlägen gesammelt werden. Anschließend werden die gebrachten Vorschläge bewerten und entsprechend aussortiert. 

Workshop  

Workshops eignen sich gut, um Cluster oder Priorisierungen erarbeiten zu können. Es bietet sich hier zudem die Möglichkeit, Experten aus dem entsprechenden Bereich versammeln zu lassen und somit verschiedene Sichtweisen zu erfahren. Ein Workshop kann ebenso gut eingesetzt werden, um bereits durchgeführte Methoden der Anforderungsanalyse zu besprechen und diskutieren. 

Anforderungsanalyse Step by Step  

Um die Anforderungsanalyse etwas anschaulicher zu machen, zeigen wir dir step by step, wie man diese durchführt. Vorab: Projektmanagement spielt hierbei eine große Rolle, wie es bereits in der Einleitung erwähnt wurde. Das liegt daran, weil die Anforderungsanalyse am Anfang eines Projekts durchgeführt wird. So weiß man, was für ein Endergebnis zu erwarten ist. Der Projektleiter sorgt dafür, dass alles Hand und Fuß hat und Klarheit für alle Beteiligten geschaffen wird. Hier kannst du nachlesen, wie agiles Projektmanagement funktioniert.

1. Anforderungsermittlung

Der 1. Schritt beginnt mit der Anforderungsermittlung, bei welcher man Anforderungen sammelt. Hier ist es wichtig, sich zu allererst Gedanken über die zu erreichenden Ziele zu machen. Das impliziert, dass man seinen Kunden genau kennen sollte, um zu wissen, was seine Bedürfnisse sind. Vorhin wurden bereits Methoden vorgestellt, welche man dafür einsetzen kann. 

2. Anforderungsanalyse 

Nun geht es darum, sich mit den gesammelten Anforderungen auseinanderzusetzen. Zunächst werden diese nach Wichtigkeit bewertet, um Prioritäten zu setzen. Anschließend bildet man Cluster, um ähnliche Anforderungen zusammenzufassen. 

3. Anforderungsbeschreibung 

Anschließend muss eine logische Struktur definiert werden. Man kann die Anforderungen ganz einfach in einem Dokument niederschreiben, wobei auf die Verständlichkeit geachtet werden muss, wenn diese Dritten zugänglich gemacht werden. 

4. Anforderungsrevision 

Selbstverständlich müssen die Anforderungen nicht in Stein gemeißelt sein, sobald sie definiert wurden. Es ist sogar gut, Anpassungen zu tätigen, wenn dies nötig erscheint. Deswegen empfiehlt es sich, die festgesetzten Anforderungen nach einiger Zeit zu reflektieren. Wenn es Verbesserungen gibt, dann kann man diese in einem neuen Projekt mit aufnehmen. 

Der Job des Business Analysten 

Anforderungsanalyse schön und gut. Wie kann man die Theorie nun auch in der Praxis umsetzen? Dafür gibt es eigene Berufsbilder, welche sich um das eben Beschriebene kümmern. 

Für die Anforderungsanalyse sind Business Analysten zuständig. Dabei bilden sie eine essenzielle Schnittstelle im Unternehmen zwischen Geschäftsführung, Fachabteilungen, externe Dienstleistungsunternehmen und Kunden. Wie vorhin bereits erklärt, besteht die Aufgabe darin, Lösungen für bestimmte Sachverhalte zu entwickeln. Seien es interne Geschäftsprozesse oder die Bedürfnisse der Stakeholder – sie begleiten den gesamten Prozess bis zur technischen Umsetzung. 

Vielleicht stellst du dir jetzt die Frage, was genau der Unterschied zu einem Projektmanager ist. Als Projektmanager behältst du das Projekt auf operativer Ebene im Blick. Ein Business Analyst ist auf strategischer Ebene unterwegs und sucht erst nach dem nötigen Bedarf bevor überhaupt ein Projekt gestartet wird. 

Bei solch einer Analyse kann man sich Agenturen oder auch externe Business Analysten zur Hilfe holen. In beiden Fällen nehmen dich Experten an die Hand, wodurch du dir eine Menge Arbeit ersparen kannst und qualitativ hochwertige Ergebnisse geliefert bekommst.  

Wenn du dir noch unsicher bist, wie du deine Anforderungsanalyse durchführen möchtest bzw. wann der richtige Zeitpunkt dafür, helfen wir dir gerne in einem Erstgespräch weiter! 

Fazit  

Eine Anforderungsanalyse ist unerlässlich, wenn man ein neues Projekt starten und erfolgreich abschließen möchte. Sie hilft dabei, zu wissen, welche Aufgaben zu erledigen sind, wodurch man nie den roten Faden verliert. Vor allem sind die Methoden der Anforderungsanalyse sehr hilfreich, um erste Erkenntnisse darüber zu gewinnen, welche Wichtigkeit gewisse Themen besitzen. Seien es Interviews, Fragebögen, Beobachtungen, Kreativitätstechniken oder Workshops – mithilfe dieser Techniken kann man sich jederzeit die Meinung anderer Beteiligter einholen und bekommt ein einheitliches Bild geboten. 

Außerdem ist sie eine sinnvolle Methode für die Kommunikation mit dem Auftraggeber des Projekts. Sind die Anforderungen und Ziele eindeutig definiert, können die Arbeitsschritte transparent dargestellt und dokumentiert werden und etwaige Unstimmigkeiten aus dem Weg geräumt werden.