Prozesse modellieren mit BPMN: Einführung, Vorteile und Tools

Die visuelle Sprache BPMN hilft IT-Abteilungen und Business-Units im Unternehmen dabei, ihre Geschäftsprozesse abzubilden und zu verbessern. Dieser Artikel gibt einen praktischen Überblick und hilft, BPMN einfach und schnell einzusetzen.

Die Modellierungssprache BPMN (Business Process Model and Notation) ist in zahlreichen Unternehmen seit vielen Jahren im Einsatz. BPMN hilft dabei, die Brücke zwischen IT und Fachabteilungen zu schlagen. Denn die einfache und vor allem ISO-standardisierte Darstellung macht selbst komplexe Prozesse im Unternehmen übersichtlich. Dadurch werden Verbesserungen deutlich einfacher umgesetzt.

Vorteile der BPMN-Modellierung zur Prozessverbesserung im Unternehmen: 

• Zeit sparen: Produkte und Service können schneller geliefert werden
• Qualität erhöhen: Eine bessere Produkt- und Service-Qualität steigert die Marktposition und Kundenzufriedenheit
• Ressourcen besser einsetzen: Gewachsene Prozesse sind oft komplizierter als sie sein müssten. Prozessmodellierung erleichtert das Umstellen auf moderne Abläufe, etwa durch neue IT-Lösungen, Frameworks und Drittanbieter.
• Kosten sparen: Jede Prozessverbesserung reduziert nach einigem Umstellungsaufwand die laufenden Kosten.
• Compliance: Die Einhaltung von Standards und Best Practices kann leichter überwacht und durchgesetzt werden.
• Skalierbarkeit: Tools zur Businessprozessmodellierung (BPM) unterstützen das Unternehmenswachstum, indem sie die Anpassung und Skalierung von Prozessen erleichtern.

BPMN macht IT-Anforderungen verständlicher und klarer

Das folgende Beispiel macht auf einen Blick klar, wie eine visuelle Darstellung dabei hilft, IT-Anforderungen schneller zu formulieren und zu verstehen. BPMN dient dabei oft als Ergänzung zu klassischen Requirements-Dokumenten und hilft, Struktur und Überblick zu behalten und neue Prozesse und Änderungen sinnvoll zu integrieren.

Beispiel 1: Klassische Prozessbeschreibung

Wie schnell kann man folgende, einfache Prozessbeschreibung verstehen? In der Schriftform ist der Prozess zwar genau beschrieben, aber dabei leidet oft der Zusammenhang und Überblick.

Beispiel 2: Prozess als BPMN-Diagramm

Wenn man folgendes BPMN-Diagramm sieht, wird schnell und intuitiv klar, worum es bei dem zu optimierenden Prozess geht. Zusammenhänge werden schneller klar, selbst bei einem einfachen Beispiel. Je komplexer die Prozesse, desto höher überwiegen die Vorteile durch ergänzende Modellierung durch BPMN.

BPMN in a Nutshell – Einfach, mächtig und standardisiert

Die Vorteile von BPMN auf einen Blick: 

• Einfach verständliche visuelle Sprache zum Darstellen von Geschäftsprozessen
• Verbessert Kommunikation zwischen Fachbereich, Analysten und IT
• Ermöglicht, Abläufe klar zu definieren und übersichtlich darzustellen
• Hohe Verbreitung in zahlreichen Unternehmen weltweit
• Ermöglicht Automatisierung durch den zugrundeliegenden XML-basierten Dokumenten-Standard

Mehr zum Standard:

• BPMN ist standardisiert, aktuell in Version BPMN 2.0.2 (2014), ISO 19510
• Der Standard wird durch die OMG (Object Modelling Group) weiterentwickelt
• Die OMG ist ein Konsortium bestehend aus IBM, Apple, Sun, Microsoft und 800 weiteren Unternehmen
• OMG-Standards: Weitere bekannte Standards der Gruppe sind UML, DMN und ca. 30 weitere Standards
• Technologie: BPMN ist ein XML-basierter Standard, mit guter Tool-Interoperabilität, d.h. verschiedene Tools und Programmier-Libraries können das Format lesen (z.B. Python-BPMN-Libraries)

Die BPMN-Diagrammelemente im Überblick

Zum Einstieg mit BPMN reichen schon wenige Elemente aus. Es gibt jedoch noch viele weitere Elemente für komplexere Abläufe, wie z.B. zeitbasierte Trigger, Entscheidungstabellen die mit dem Nachbarstandard DMN spezifiziert werden können und mehr. So ist BPMN sowohl von Einsteigern als auch von Profis nutzbar.

Dies sind die wichtigsten BPMN-Elemente im Überblick:

Weitere Informationsquellen zu BPMN:

• Youtube: BPMN 2.0 Grundlemente
• Youtube: BPMN – Häufige Fehler (Christian Drumm)
• Youtube: BPMN in Action – Beispiele aus der Versicherungsbranche (Camunda, Nele Uhlemann)

Lösungen: Tools für die BPMN-Modellierung

Um die Vorteile von BPMN zu nutzen braucht man eine gute Lösung die sich geeignet im Unternehmen nutzen lässt. Die Lösungen reichen von der einfachen Visualisierung von Prozessen bis hin zur integrierten Prozessautomatisierung.

bpmn.io

Der kostenlose BPMN-Editor kann direkt ohne Anmeldung im Browser genutzt werden. Man kann schnell und gleichzeitig präzise seine Prozesse abbilden und als BPMN-Datei im XML-Format herunterladen. Der Editor hat eine gute Usability. Die Modellierung ist genau, denn der Editor wird von der ausgereiften Prozessmodellierungs-Lösung Camunda bereitgestellt.

• Vorteile: kostenlos, direkt im Browser nutzbar, gute Modellierungs-Features
• Nachteile: Keine Zusammenarbeit möglich
• Link / mehr Infos: https://bpmn.io/

Miro

Das beliebte Moderations- und Kollaborations-Tool Miro hat auch ein BPMN-Template. Damit kann man gemeinsam mit der Fach- und IT-Abteilung seine Prozesse grob skizzieren und mögliche Verbesserungen besprechen. Miro ist schnell erlernt, so dass man so innerhalb eines Workshops zu ersten Lösungen kommen kann. Dabei ist eine Miro-Session oft motivierender, als alleine Anforderungskataloge zu wälzen.

• Vorteile: schnelle Zusammenarbeit und erste Ergebnisse möglich
• Nachteile: eher rudimentäre BPMN-Modellierungsoptionen
• Link / mehr Infos: https://miro.com/de/templates/bpmn-geschaeftsprozessmodell/

SAP Signavio

Das zum SAP-Konzern zugehörige Unternehmen SAP Signavio ist ein führender Anbieter von Business Process Management-Lösungen, der Unternehmen dabei unterstützt, ihre Prozesse durch innovative BPMN-Modellierungstools zu visualisieren und zu optimieren. Mit der Lösung können Teams zusammenarbeiten und Geschäftsprozesse in Echtzeit entwerfen, analysieren und verbessern, wobei auf BPMN 2.0-Standard gesetzt wird. Von kleinen Start-ups bis hin zu globalen Unternehmen nutzen zahlreiche Organisationen die BPMN-Lösungen von Signavio, um ihre Prozesse zu verbessern.

• Vorteile: Unterstützung komplexer Prozesse, Automatisierung, gute SAP-Integration
• Nachteile: komplex für einfache Anwendungsfälle (aber dadurch umso stärker im Profi-Kontext)
• Link / mehr Infos:  https://www.signavio.com/de/products/process-intelligence/

Camunda

Die ausgereifte Plattform “Camunda 8” des auf Prozessmodellierung spezialisierten Anbieters mit Sitz in Berlin ermöglicht das Modellieren und Automatisieren komplexer Prozesse, bei gleichzeitig hoher Anwender-Usability und mit Echtzeit-Zusammenarbeit. So können IT und Fachabteilungen gemeinsam Lösungen entwickeln. Man kann seine Geschäftsprozesse schnell mit dem BPMN-Editor modellieren, mit eigenen Systemen verbinden und integrieren, die Prozesse Schritt für Schritt testen und anschließend automatisieren und monitoren. Zu den Referenzkunden von Camunda zählen ING, Atlassian, Lufthansa, Telekom und weitere.

• Vorteile: hohe Verbreitung, sehr gute Usability, breite Integrationsmöglichkeiten in diverse Systeme, gute Eignung sowohl für Startups, Mittelstand als auch Konzern-IT-Landschaften
• Nachteile: keine
• Link / mehr Infos:  https://camunda.com/

Alle Prozesse können modelliert und mit eigenen Systemen integriert werden. Es stehen dafür zahlreiche Konnektoren zur Verfügung. Prozesse können mit Microservices und Standard-Anwendungen und APIs verbunden und orchestriert werden.

Fazit: BPMN-Lösungen vereinfachen die Zusammenarbeit zwischen IT und Fachabteilungen

BPMN-basierte Modellierungs-Tools helfen Unternehmen dabei, Anforderungen im Blick zu haben und abzuwickeln. Das bietet große Chancen, denn IT-Abteilungen sind ständig unter Volllast und müssen wertvolle Zeit mit der Priorisierung von Anforderungskatalogen verbringen, wobei diese dafür oft in zahlreichen Meetings verstanden und entwickelt werden müssen.

Chance: IT-Abteilungen sparen Zeit und Ressourcen durch BPMN-Tools

Im Prinzip kann jeder Mitarbeiter im Unternehmen ein erstes, grobes BPMN-Diagramm erstellen und so etwas besser verständlich machen, was wie verbessert werden soll. So können Stakeholder und Fachabteilungen also sinnvolle und entlastende Vorarbeit für die IT-Abteilung leisten. Dies spart Zeit im Alltag, vermeidet Missverständnisse oder überraschende Anforderungs-Änderungen mitten im Projekt.

Wie startet man?

Je nach Unternehmen kann es Sinn machen, möglichst einfach zu starten: Man wählt sich einen oder zwei wichtige Kernprozesse aus und bildet diese in einem ersten, eher groben BPMN-Diagramm ab. Wichtig ist zunächst nur der Überblick der Aktivitäten anstatt komplexer Details. So schafft man einen hilfreichen Überblick für alle Kollegen. Dies vereinfacht bereits die Zusammenarbeit zwischen Business und IT und führt zu weniger Missverständnissen bei der gemeinsamen Lösungsfindung.

Nach der Grobmodellierung  kann immer noch korrigiert und verfeinert werden, wozu meist mehr Wissen aus mehreren Abteilungen notwendig ist. Aber das visuelle BPMN-Format wird sich erfahrungsgemäß schnell durchsetzen – es braucht oft nur jemanden, der den  Anfang macht.

Gerne beraten und unterstützen wir Sie bei der Auswahl und Integration einer passenden Lösung für Ihr Unternehmen.