Microsoft Copilot Studio – Abläufe im Unternehmen mit KI vereinfachen

Mit Copilot Studio können Unternehmen eigene Chatbots erstellen, die genau auf Ihre Bedürfnisse zugeschnitten sind. Wir zeigen, wie die Microsoft-Lösung im Alltag hilft.

Im Job-Alltag verbringt man nicht unwesentlich viel Zeit damit, nach benötigten Informationen zu suchen.  Ein guter Chatbot bietet hier das Potenzial, schnell die passende Antwort zu bekommen und somit wertvolle Zeit für wichtigere Aufgaben zu sparen. Dafür muss der Chatbot wissen, was das Unternehmen weiss.

Was kann Copilot Studio?

Hierfür hat Microsoft das Copilot Studio entwickelt. Die Lösung hilft, eigene Chatbots zu entwickeln und in im Unternehmen genutzte Abläufe und Tools wie Microsoft Teams zu integrieren.

Im Copilot Studio wird der Copilot mit folgenden Möglichkeiten angepasst:

• Custom Instruction: Mittels Prompt wird dem Bot gesagt, wie er reagiert, z.B. “Du bist ein freundlicher Service-Mitarbeiter und hilfst, Probleme zu lösen”. Je genauer der Prompt definiert wird, desto passender antwortet der Chatbot.
• Knowledge: Unternehmensrelevante Informationen, die der Bot verwenden kann, z.B. Dokumente, Website-URLs und weitere Quellen
• Trigger: Dynamische Ereignisse, bei denen der Chatbot selbstständig startet, z.B. wenn ein passendes Thema in einem Teams-Chat angesprochen wird oder ein neues Dokument in einem Sharepoint-Verzeichnis abgelegt wird.
• Actions: Damit aus einem normalen Chatbot ein hilfreicher “Agent” werden kann, wird mit Actions festgelegt, welche Fähigkeiten dieser hat. Dieses mächtige Feature ermöglicht, Datenbanken auszulesen und auch anzupassen, sowie mit Tools wie Microsoft Dynamics, Sharepoint, Excel, Word und Outlook zu interagieren. Viele weitere Lösungen können genutzt werden, z.B. Azure, AWS, Google Cloud, ServiceNow und über 1.400 weitere Aktionen und Lösungen.

Use Case: Copilot hilft Mitarbeitenden bei der Aufgabenübersicht

Im Folgenden betrachen wir einen sehr einfachen Use Case, der veranschaulicht, wie sich ein mit Copilot Studio erstellter eigener Copilot mit bestehendem Unternehmenswissen und Prozessen integrieren lässt.

Unser Use Case: In Microsoft Teams kann der Copilot jederzeit zu den laufenden Aufgaben befragt werden.

Einrichtung des Chatbots mit Copilot Studio und Automatisierung der Abläufe mit Power Automate

Als Action bringen wir dem Copilot bei, dass er Anfragen nach “Aufgaben”, “Tasks” und ähnlichen Formulierungen aus einer bestimmten Datenquelle auslesen soll. Dafür legen wir fest, dass der Copilot einen Flow aus Power Automate ausführt. 

Microsoft Power Automate

Power Automate ist eine Prozess-Automatisierungs-Lösung von Microsoft, die beliebige Abläufe ausführen kann. Hier definieren wir den Flow, indem wir eine neue Action hinzufügen, wenn der Copilot befragt wird.

Wir wählen hier als Action die Quelle für die aktuellen Aufgaben aus. Das kann sowohl ein ausgereiftes Workflow-Tool wie ServiceNow sein, als auch eine einfache Excel-Datei aus Microsoft 365. 

In weiteren Schritten werden genaue Anweisungen gegeben, was ausgelesen, gefiltert und dargestellt werden soll, so dass der Copilot entsprechend antworten kann. Hierfür ist etwas Übung in Power Automate notwendig. Für den Produktiveinsatz sind noch die Kosten für Copilot Studio und Power Automate zu berücksichtigen, die sowohl feste Kosten (z.B. 199 € / Monat für Copilot Studio) und nutzungsabhängig sind (Anzahl der Chats).

Fazit und Vorteile von Microsoft Copilot im Unternehmen

Besonders bei vielen Aufgaben kann der gezeigte, einfache Chatbot eine Hilfe dabei bieten, einen Überblick der laufenden Tätigkeiten zu bekommen. Denn man kann Chatbots einfach natürlichsprachig abfragen und filtern, muss keine Dateien, Emails oder Ticketsysteme suchen, in der diese Aufgaben notiert sind. Zudem kann man in jeder beliebigen Sprache anfragen oder übersetzen, was internationalen Teams hilft. Auch die Ausgabe kann man im  gewünschten Format anzeigen lassen, z.B. als Tabelle, als Zusammenfassung oder detailliert oder sogar als CSV-Datei zum weiteren bearbeiten.

Dieser einfache, in kurzer Zeit erstellbare Copilot-Chatbot zeigt, welche Potenziale KI im Unternehmensalltag hat. Wichtig ist, dass die Lösung genau die Abläufe bedient, damit die Mitarbeitenden und deren Abläufe optimal unterstützt werden.

Gerne helfen wir dabei, Ihre Abläufe durch passende KI-Lösungen wie Microsoft Copilot zu unterstützen. 

Bildquelle: Photo by Google DeepMind on Unsplash